Hoe heldere communicatie fusies en overnames kan maken of kraken

In elke fase van een fusieproces is heldere communicatie van vitaal belang. Zie het als de onzichtbare draad die alle elementen samenhoudt. Want zonder effectieve communicatie kunnen zelfs de best geplande fusies struikelen.

Wees open en transparant

Fusies en overnames zijn complexe trajecten. Voor beide organisaties en alle betrokkenen brengen ze vaak ingrijpende veranderingen mee. Zorg daarom voor heldere communicatie en wees open en transparant. Zo zal de transitie naar een nieuwe organisatie immers soepeler verlopen.

De kracht van een goede communicatiestrategie

Een mooi voorbeeld hiervan is een recente fusie van twee Vlaamse zorgorganisaties. Na het samensmelten van de twee aparte zorginstellingen, creëerden ze één nieuwe, gezamenlijke entiteit.

De samensmelting zou niet alleen impact hebben op de medewerkers, maar ook op duizenden zorgbehoevenden en hun families. Tijdens deze fusie zetten de organisaties daarom een gestructureerde aanpak uit en volgden ze een strakke communicatiestrategie. Enkele belangrijke elementen hieruit zijn:

• Er werden uitgebreide gesprekken gevoerd ter voorbereiding en tijdens de fusie met alle direct betrokkenen zoals vakbonden, artsenkorps en gemeente vooraleer de volgende stap te nemen.
• De nieuwe naam werd bekendgemaakt als onderdeel van de fusiecommunicatie.
• Er werd duidelijk gecommuniceerd dat er voor patiënten geen veranderingen zouden zijn in de zorgverlening tijdens en na de fusie.
• Er werd gecommuniceerd over de schaalgrootte en de voordelen van de fusie, zoals betere basiszorg en hooggespecialiseerde zorg dicht bij huis.  

Transparantie en betrokkenheid

Deze transparante aanpak hielp enerzijds om angst en onzekerheid te verminderen bij de betrokken stakeholders, anderzijds creëerde het ook een gevoel van betrokkenheid en eigenaarschap. Door open en eerlijk te communiceren, konden de organisaties vertrouwen opbouwen en de overgang soepeler laten verlopen.

Technologische harmonie in een digitaal tijdperk

In ons digitale tijdperk is de integratie van technologische systemen vaak één van de grootste en meest zichtbare uitdagingen bij fusies.

Fuseer je met een andere onderneming of organisatie, zorg er dan voor dat jullie beide systemen met elkaar kunnen integreren:

1. Maak een uitgebreide inventarisatie van alle systemen en data
2. Stel indien mogelijk een cross-functioneel IT-integratieteam samen met experts van beide organisaties.
3. Kies eventueel voor een hybride aanpak, waarbij je geleidelijk migreert naar nieuwe systemen. Kritieke legacy systemen kan je behouden tot een veilige overgang mogelijk is.
4. Besteed gedurende het hele proces extra aandacht aan databeveiliging en privacy.

Organisatiestructuren en besluitvorming: het skelet van de nieuwe entiteit

Een vaak onderschat aspect van fusies is de herstructurering van organisatieprocessen en besluitvormingsmechanismen. Dit is echter cruciaal voor het succes op lange termijn. Wil je je medewerkers betrekken? Zorg er dan voor dat je een inclusieve aanpak hanteert:

1. Stel een centrale stuurgroep aan, ondersteund door een projectgroep en verschillende werkgroepen. Deze structuur zorgt voor een efficiënte coördinatie van het fusietraject.
2. Organiseer workshops om gezamenlijk het nieuwe organisatie- en dienstverleningsmodel te ontwerpen. Dit zorgt voor breed draagvlak en benut de expertise van medewerkers op alle niveaus.
3. Neem al vroeg in het proces beslissingen over sleutelposities in de nieuwe organisatie. Zo schep je duidelijkheid over wie welke verantwoordelijkheden zal krijgen.
4. Implementeer een projectmanagementsysteem om de verschillende deelprocessen van de fusie te synchroniseren en de voortgang te monitoren.

Met een duidelijke en gestructureerde aanpak zal de transitie naar een nieuwe organisatie soepeler verlopen. Bovendien legt deze aanpak ook de basis voor een efficiënte nieuwe organisatie. Wil je de structuur en processen van jouw onderneming onder de loep nemen, maar weet je niet waar te beginnen? Win dan het advies van onze experts in.

Conclusie: communicatie als sleutel tot succes

Een fusie, overname of integratie is een complex gegeven en is ingrijpend voor beide organisaties en alle betrokkenen.  Zorg daarom voor heldere communicatie zodat iedereen op dezelfde golflengte zit. Zo help je ook eventuele obstakels te overwinnen. Door open en transparant te zijn, zal de transitie naar een nieuwe organisatie soepeler verlopen en creëer je een sterkere, meer veerkrachtige organisatie.

Ondersteuning nodig bij jouw fusietraject?

Zit je momenteel in een fusietraject? Maar heb je vragen over hoe dit goed aan te pakken. Ameleo helpt jou met het detecteren van voor jou specifieke uitdagingen en mogelijke risico’s. We definiëren een passend plan en staan schouder aan schouder met jou om de implementatie van dat plan succesvol te realiseren. Neem gerust contact met ons op.